Hay varias formas para recabar información sobre las obligaciones, responsabilidades y actividades de un puesto. En la práctica es posible utilizar cualquiera o combinar varias. La regla básica consiste en usar las más adecuadas para sus propósitos.
Para cualquier situación, es importante tener en mente varios aspectos prácticos.
Primero: el análisis del puesto generalmente implica un esfuerzo conjunto por parte de un especialista en recursos humanos, el trabajador y el supervisor del empleado. El especialista en recursos humanos podría observar y analizar el puesto, para después elaborar una descripción y una especificación del mismo. Con frecuencia el supervisor y el trabajador responden cuestionarios con listas de obligaciones y actividades del subordinado. Luego, el supervisor y el trabajador pueden revisar y verificar la conclusión del analista de puestos y respecto a las actividades y obligaciones laborales.
Segundo: un análisis de puestos casi siempre requiere que se recabe información de varias personas familiarizadas con la posición (llamadas “expertos en la materia”), como los propios trabajadores y sus supervisores, utilizando cuestionarios y entrevistas, cuando, por ejemplo, la información de estas personas no es suficiente.
Tercero: si algunos empleados realizan el mismo trabajo, la información para el análisis de puestos se reúne de varios de ellos, pertenecientes a diferentes departamentos, y luego se promedian los resultados para determinar el tiempo que un empleado estándar en ese puesto dedica a cada tarea. Es importante advertir la probabilidad de que los empleados que tienen un puesto con el mismo nombre, pero que trabajan en diferentes departamentos, experimenten presiones muy diferentes. Por lo tanto, el simple hecho de sumar y promediar la cantidad de tiempo que, digamos, los reclutadores del departamento de ingeniería y de la planta de montaje requieren dedicar a “entrevistar candidatos” tal vez produzca resultados erróneos. Lo importante es entender el contexto departamental del puesto: la forma en que un individuo con un puesto particular divide su tiempo no es necesariamente la misma en todos los departamentos.
Cuarto: uno se debe asegurar de que las preguntas y las encuestas sean claras y comprensibles para los encuestados.
Quinto: de ser posible, se debe observar y cuestionar a los entrevistados al inicio del proceso del análisis de puestos para descubrir cualquier problema, mientras aún hay tiempo para corregir el procedimiento que se está utilizando.
Los métodos más comunes del análisis de puestos son:
Los cuestionarios son rápidos y económicos de usar. El analista de puestos puede administrar un cuestionario estructurado para los empleados, quienes identifican entonces las tareas que desempeñan.
Aquí usted debe decidir qué tan estructurado será el cuestionario y cuáles preguntas se incluirán. Algunos cuestionarios son muy estructurados, por lo que el empleado recibe un inventario de, tal vez, cientos de obligaciones y tareas específicas, además de que se le pide que indique si realiza cada tarea y el tiempo que de manera normal le toma llevarla a cabo. En el otro extremo, los cuestionarios pueden ser abiertos; con ellos se le pide al empleado que simplemente “describa las principales obligaciones de su puesto”.
En la práctica, el mejor cuestionario es aquel que está entre esos dos extremos.
Ya sean estructurados o no estructurados, los cuestionarios tienen ventajas y desventajas. Un cuestionario es un método rápido y eficiente para obtener información de un gran número de empleados. No obstante, elaborar y probar un cuestionario puede ser costoso en tiempo y dinero.
El analista de puestos presencia el desempeño del trabajador mientras éste realiza las tareas del cargo; luego, registra sus observaciones. Este método se usa principalmente para recopilar información sobre los puestos que requieren de habilidades manuales, como los de operadores de máquinas.
La observación directa es especialmente útil cuando los puestos consisten sobre todo de actividades físicas observables. La observación no es apropiada cuando el puesto conlleva una gran cantidad de actividad mental, tampoco es útil si el empleado participa sólo ocasionalmente en actividades importantes. La reactividad, es decir, los cambios en la conducta habitual del trabajador debido a que es observado, también puede representar un problema. A menudo los gerentes utilizan la observación directa y la entrevista en conjunto. Un método consiste en observar al trabajador en el puesto durante un ciclo completo de trabajo. Aquí se toma nota de todas las actividades del puesto. Luego, una vez que se ha acumulado la mayor cantidad de información posible, es necesario entrevistar al trabajador, al cual se le pide que explique los puntos que aún no están claros, así como alguna otra actividad que desempeña y que no se haya observado. También se puede observar y entrevistar al mismo tiempo, mientras el trabajador desempeña su labor.
El analista entrevisto primero al empleado, y lo ayuda a describir los deberes a su cargo. Posteriormente, el analista se pone en contacto con el supervisor para obtener información adicional, para verificar la exactitud de la información obtenida del empleado y para aclarar ciertos puntos.
Hay un amplio rango de tipos de entrevistas, que van desde las no estructuradas, hasta las muy estructuradas, en las que el analista de puestos utiliza cuestionarios detallados para plantear las preguntas. Los gerentes pueden realizar entrevistas individuales con cada empleado, o grupales o con conjuntos de empleados que tienen el mismo puesto, así como entrevistas con uno o varios supervisores que conocen las labores del puesto. Las entrevistas grupales se usan cuando un gran número de empleados desempeñan actividades similares o idénticas, porque es una forma rápida y poco costosa de reunir información.
Ventajas y desventajas.
Es probable que la entrevista sea el método más utilizado para identificar las obligaciones y responsabilidades de un puesto, lo cual refleja sus ventajas. Se trata de un método rápido y sencillo para reunir información, incluyendo datos que no podrían aparecer nunca de forma escrita. Un entrevistador hábil descubriría actividades importantes que sólo se presentan de manera ocasional o contactos informales que no serían evidentes en el organigrama. La entrevista también brinda la oportunidad de explicar la necesidad y las funciones del análisis de puestos, en tanto el empleado lograría desahogar frustraciones que de otra manera pasarían desapercibidas para la administración.
El principal problema es la distorsión de información, ya sea debido a la falsificación franca o a malos entendidos. A menudo el análisis de puestos es el preludio para un cambio del salario que se paga por ese trabajo. A veces los empleados consideran, de forma legítima, que la entrevista es un tipo de “evaluación de la eficiencia” que tal vez afecte su salario. Por lo cual podrían exagerar ciertas responsabilidades y al mismo tiempo restar importancia a otras. Es común que la gente tienda a exagerar la importancia de su trabajo cuando se ve obligada a incluir sus habilidades, lo cual hace para impresionar a los demás. La obtención de información válida puede ser un proceso lento, pero el analista prudente se basa en múltiples fuentes.
Preguntas típicas.
A pesar de sus desventajas, las entrevistas se usan mucho. Algunas preguntas típicas son:
· ¿Cuál es el puesto desempeñado?
· ¿Cuáles son las principales obligaciones de su puesto? ¿Qué es lo que hace exactamente?
· ¿En cuáles lugares trabaja?
· ¿Cuáles son los requisitos de estudios, experiencia, habilidades, [y en su caso] certificación y licencias?
· ¿En cuáles actividades participa?
· ¿Cuáles son las responsabilidades y obligaciones del puesto?
· ¿Cuáles son las responsabilidades y los estándares de desempeño que tipifican su trabajo?
· ¿Cuáles son sus responsabilidades? ¿Qué condiciones ambientales y laborales implican?
· ¿Cuáles son las exigencias físicas del puesto? ¿Las exigencias emocionales y mentales?
· ¿Cuáles son las condiciones de salud y seguridad?
· ¿Está expuesto a algún peligro y a condiciones laborales poco comunes?
Entrevistas estructuradas
Muchos entrevistadores siguen formularios o cuestionarios estructurados.
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Lineamientos para las entrevistas
· Primero: el analista de puestos y el supervisor deben trabajar en conjunto para identificar a los trabajadores que conocen mejor el puesto, pero de preferencia aquellos que serán los más objetivos para describir sus obligaciones y responsabilidades.
· Segundo: establezca rápidamente una buena relación con el entrevistado. Indague su nombre, utilice un lenguaje sencillo, resuma brevemente el propósito de la entrevista y explique a la persona por qué fue elegida para la entrevista.
· Tercero: utilice una guía o un cuestionario estructurados, que incluyan preguntas y cuenten con un espacio para las respuestas. Lo anterior le asegura con antelación la identificación de preguntas cruciales y que los entrevistadores cubran todas las preguntas requeridas.
· Cuarto: cuando las tareas no se realizan de forma regular, por ejemplo, cuando el trabajador no realiza las mismas actividades una vez y otra, muchas veces al día, pídale una lista de sus obligaciones en orden de importancia y según la frecuencia con la que las realiza. Lo anterior asegura que no pase por alto actividades importantes, pero que se realizan con poca frecuencia, como las obligaciones ocasionales de un enfermero de urgencias.
· Quinto: cuando termine la entrevista, revise y verifique los datos. En específico, analice la información con el supervisor inmediato del trabajador y con el entrevistado.
La información del análisis de puestos se recopila haciendo que los empleados describan sus actividades diarias de trabajo en un diario o una bitácora.
Lo anterior proporciona un panorama muy completo del puesto, en especial si se complementa posteriormente con entrevistas con el trabajador y su supervisor. Desde luego, es probable que el empleado trate de exagerar algunas actividades y restar importancia a otras. Sin embargo, el carácter cronológico y detallado de la bitácora lo compensa.
Los diarios y las bitácoras también aprovechan la alta tecnología. Algunas empresas proporcionan a los empleados dictáfonos de bolsillo y localizadores. Luego, en momentos aleatorios durante el día, les envían un mensaje y los trabajadores dictan lo que están haciendo en ese momento. Este método evita un inconveniente del método tradicional del diario o la bitácora: confiar en que los trabajadores recordarán lo que hicieron varias horas antes, cuando llenan la bitácora al término de su jornada.
Un analista de puestos no usa un método de análisis de puestos en forma exclusiva. Es más pertinente utilizar una combinación de métodos. Al analizar los puestos de oficina y administrativos, el analista podría usar cuestionarios apoyados por entrevistas y por una observación limitada. El analista debe usar una combinación de técnicas necesarias para la obtención de descripciones y especificaciones exactas de los puestos.
